Souvenez-vous il y a près d’un an, TMF s’engageait résolument dans la dématérialisation des factures destinées à l’État et aux collectivités territoriales. Un enjeu colossal avec près de 24 000 comptes clients soit approximativement 400 000 factures par an. Le déploiement est aujourd’hui bien avancé avec près de 60% de factures dématérialisées.

Depuis le 1^er janvier 2017, toutes les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés ont l’obligation de facturer l’État et ses démembrements de manière dématérialisée. Chez Total Marketing France, le déploiement a réellement débuté en octobre 2017.  “Les directions Cartes Pétrolières et Combustibles et Énergies, qui représentent les plus importants volumes de factures émises, ont rencontré de nombreuses difficultés à déployer la plateforme chez leurs clients. La plupart avait des réticences quant à l’utilisation de l’outil et s’abstenait de nous communiquer les informations nécessaires pour les intégrer à Chorus Pro” souligne William OLIVIER, coordinateur des Systèmes d’Information pour TMF.

Les équipes TMF ont donc travaillé d’arrache-pied pour sensibiliser leurs clients à l’enjeu d’un tel projet. “Au Credit Management, nous nous sommes naturellement engagés pour apporter notre expertise sur les sujets d’envoi de factures et jouer pleinement notre rôle de surveillance, d’alerte et de conseil auprès des différents métiers”, explique Hervé LABBÉ, chef du pôle Facturation Comptes Clients et adjoint du chef de service Processus. “Dans les filiales Combustibles et Énergies, des correspondants ont été désignés et nous avons opté pour un système de requêtes permettant de croiser les annuaires officiels et ainsi fournir des listes à compléter par les filiales. Cela nous a permis de prendre de l’avance dans la mise à jour des fiches clients” développe Fabrice BOULIE, responsable d’Applications à la direction CEN. À la direction Cartes Pétrolières, comme chez les Combustibles et Énergies, des comités opérationnels sont organisés afin de partager l’information et d’assurer un suivi plus régulier.

“Depuis le 1^er septembre, nous avons migré la facturation de plus de 4 000 collectivités locales dans le portail Chorus Pro. Ce travail est le fruit d’un échange permanent avec les équipes commerciales GR”, précise Abdelrani BOUCHAKOUR, chef de projet monétique au sein du département Systèmes Monétiques et Data Management.

Bilan à fin décembre 2017 “Pour les équipes de TMF, le bilan de cette démarche est assez positif puisque comme nous l’attendions, la digitalisation des factures nous permet de réduire significativement les délais de paiement. L’utilisation de Chorus Pro doit apporter un réel gain de temps dans le suivi et le traitement des différentes factures. Cependant, vous l’aurez compris, le déploiement n’est pas si simple et demande aux différents métiers une charge de travail plus importante au quotidien”, explique William.

Quelles perspectives pour 2018 ? “La poursuite du déploiement en 2018 va permettre, nous l’espérons, d’entrer dans une phase de stabilisation qui doit s’accompagner d’une meilleure appropriation des process par l’ensemble des parties prenantes”, souligne Hervé.

Le déploiement prend également forme au niveau de l’AIFE (l’Agence pour l’Information des Finances de l’État) puisque nous apparaissons désormais dans le TOP 20 des fournisseurs des collectivités locales et 3^ème fournisseur de l’État.