Hyperlex (start-up créée en 2017 à Paris) est un logiciel de gestion contractuelle reposant sur l’intelligence artificielle, qui a fait l’objet d’un Proof of Concept (PoC ou démonstration de faisabilité en français) au sein des départements Achats et Certificats d’Économies d’Énergie chez Total Marketing France. Nous avons posé quelques questions à Florent Depoilly, juriste au sein de la direction Juridique Marketing & Services, qui suit le déploiement du logiciel en binôme avec sa collègue Anne Gonzalez.

1) En quoi consiste cet outil ?

Hyperlex propose différentes fonctionnalités telles que :

• gestion de la base contractuelle reposant notamment sur la création automatisée de fiches de synthèse contenant les clauses et données clés des contrats,
• mécanisme d’alerte : rappels d’échéances et préavis de résiliation sont directement envoyés aux utilisateurs concernés. Cela apporte plus de sécurité en s’assurant de ne pas oublier de résilier ou renouveler un contrat,
• la recherche intelligente : recherche par mots clés, qui peut être affinée en fonction d’une date, d’un type de contrat, d’un signataire, etc.

2) Quels sont les avantages d’un nouveau process comme celui-ci ?

La gestion des documents est un sujet de plus en plus important et ce type d’outil peut apporter beaucoup d’aide au quotidien. Hyperlex possède de nombreux avantages tels que :

• le gain de temps, aussi bien pour les gestionnaires de contrats que pour les juristes,
• la flexibilité pour les opérationnels, car il gère plusieurs types de contrats différents,
• un suivi automatisé et sécurisé des contrats,
• un meilleur traitement de l’information,
• une meilleure autonomie des métiers.

3) Quels ont été les résultats de ce lancement ? Les premiers retours ont-ils été positifs ?

Malgré quelques réticences au départ, les premiers retours ont été positifs. Les collaborateurs participent au perfectionnement du logiciel en l’utilisant (principe du machine learning), et les tâches fastidieuses deviennent automatiques au fur et à mesure que l’on se sert de l’outil. Les besoins identifiés par les départements Achats et CEE sont en réelle adéquation avec ceux du département Juridique.

4) Quelles sont les prochaines étapes ?

La phase de déploiement va s’étaler jusqu’à 2021. Hyperlex permettra bientôt de générer différents types de contrat (contrats de confidentialité, contrats de partenariat, etc.).

Hyperlex peut également être associé à des process de signature électronique et correspond à de multiples besoins ou évolutions des process. À terme, Hyperlex pourrait être amené à se développer au sein d’autres entités du groupe Total.