Depuis le 1er juillet 2020, la direction Commerce Général dispose d’un outil de référence pour préparer, réaliser et suivre les audits de contrôle interne. En résulte une simplification des processus qui permet de gagner en efficacité et en vitesse d’exécution. Gros plan.  

Raison d’être

Chaque année, les contrôleurs internes des filiales du Commerce Général réalisent une centaine d’audits sur différents sites : dépôts, agences, antennes, zones logistiques et directions régionales de vente. L’objectif est d’aider les services à renforcer leur maîtrise opérationnelle en évaluant leurs processus de contrôle et en formalisant des propositions d’amélioration.

“Auparavant, chaque filiale gérait ses audits au moyen d’une grille qui lui était propre, en utilisant des documents Word ou Excel, expliquent Franck BOURHIS, responsable Organisation, Méthodes et Contrôle Interne à la direction Commerce Général et Camille SAINT-JALMES, apprenti Contrôle Interne et Méthodes qui a participé au projet. Il nous a paru nécessaire d’harmoniser et moderniser ces processus, en proposant notamment un modèle de rapport unique susceptible de faciliter les comparaisons entre filiales et le déclenchement rapide des nouvelles missions.” OSCAR (Outil de Suivi Commun d’Audits et de Recommandations) est le produit de cette démarche. 

Champ d’utilisation

Accessible sur tablette et PC, OSCAR est un outil en ligne dont l’usage implique une connexion internet. Les contrôleurs peuvent renseigner données et commentaires durant leur mission sur site puis terminer leur rapport en rentrant au bureau. Mais l’intérêt de l’outil ne s’arrête pas là.  “Un audit peut déboucher sur l’établissement de non-conformités qui donnent lieu à des recommandations. S’ensuit un dialogue entre l’auditeur et l’audité. L’une des valeurs ajoutées d’OSCAR est qu’il prend en charge ce dialogue en offrant un accès partagé aux interlocuteurs, qui ont ainsi la possibilité de consulter et réagir à leurs remarques respectives.” L’outil est précieux, également, pour le suivi des plans d’action post-audit dans la mesure où il centralise l’ensemble des indicateurs d’avancement.   

Fonctionnalités

Création de nouveaux points de contrôle, importation des points de contrôle d’un audit précédent, recherche par mots clés, affectation de plusieurs destinataires et responsables d’action, visualisation d’une ancienne observation ou recommandation… À travers l’une ou l’autre de ces actions, l’utilisateur a la possibilité d’introduire un supplément de flexibilité dans la réalisation de ses audits. Il en va de même au moment de la rédaction du rapport final, grâce à des fonctionnalités de mise en forme du texte, d’insertion d’images et de fichiers ou de classement des observations (par domaine, priorité ou conformité…). “OSCAR se distingue aussi par son interface interactive, qui sert notamment à adresser des notifications relatives au suivi des recommandations et à donner une vision de l’historique de ces notifications.”

Évolution

Une première version a été lancée début 2018 mais elle répondait surtout aux besoins du siège et était peu utilisée par les contrôleurs des filiales. En octobre 2018, Franck BOURHIS a réuni ces derniers en vue d’identifier les clés pour améliorer l’outil et le rendre appropriable. “Une gestion plus souple, une utilisation plus simple, une meilleure ergonomie : telles étaient les attentes principales. Sur la base de cette feuille de route, nous avons travaillé en mode AGILE et participatif pendant douze mois et les filiales ont vraiment joué un rôle important dans la mise en place de cette nouvelle version”. Au départ, 46 évolutions avaient été listées. À mesure que les essais étaient menés et les remontées des contrôleurs intégrées, leur nombre est monté à 80. “Tous les mois, les participants expérimentaient les nouveautés pour vérifier qu’elles étaient conformes à leurs souhaits. Pour la plupart, cette séquence a servi de stage d’auto-formation à l’outil déployé depuis juillet dernier !” .

Diffusion

Après la mise en production d’OSCAR en juillet 2020 et l’accompagnement de sa prise en main au sein des filiales, le temps est venu de sa promotion
au-delà des frontières du Commerce Général. “De la même manière que nous partageons toutes les bonnes pratiques en interne, nous souhaitons mettre en lumière cet outil. Outre les bénéfices apportés en termes de fonctionnalités, il a pour lui d’être peu coûteux et donc intéressant pour des entités de TMF”, confie Franck BOURHIS. D’ici quelques mois, la direction HSEQ pourrait être la première à l’adopter moyennant quelques ajustements. En attendant,
peut-être, une diffusion plus large au sein de TMF et du groupe Total.