Lorsque la direction Réseau constate un écart de stocks carburants, elle transmet une demande de régularisation aux services compétents. Pour faciliter les échanges entre ces acteurs et améliorer la qualité du service rendu, une nouvelle application vient d’être introduite : Neo. Quelques semaines ont suffi pour lui assurer un joli succès !      

Gestion des stocks carburants : un enjeu primordial

Entre les commandes planifiées pour les stations du Réseau et les livraisons effectives de carburant, il arrive que des écarts apparaissent. Ces derniers sont liés aux aléas susceptibles d’intervenir tout au long de la chaîne d’approvisionnement : erreur dans le chargement d’un produit, absence du gérant lors de la livraison, limitation de la capacité de stockage d’une station à la suite de ventes inférieures aux prévisions, etc.  

“Quelle que soit sa cause, un écart de stock carburant donne systématiquement lieu à une demande de régularisation de la part du Réseau, explique William SIEWE, responsable du service Stocks et Mouvements Produits (SMP) Nord-Est à la direction Supply & Logistique France (SLF). L’enjeu est de gérer les produits de manière responsable et performante sur le plan économique, mais aussi de donner aux équipes de livraisons des informations fiables pour leur permettre d’optimiser leur prévisionnel de commande.”

Traiter les demandes avec davantage d’efficacité 

Jusqu’à présent, la gestion des demandes de régularisation (au nombre de 3 500 en 2019) faisait l’objet d’un processus lourd et complexe. Les échanges entre les acteurs – le Réseau, les deux centres d’organisation des livraisons (CROL), les deux entités SMP – se traduisaient par une forte volumétrie d’emails (près de 23 000 en 2019) et de fichiers Excel partagés. En contraignant les équipes à communiquer à distance, la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19 n’a fait que renforcer ces difficultés.  

Pour pouvoir apporter davantage d’efficacité et de fluidité au circuit de traitement des demandes, l’idée s’est imposée de créer une application dédiée. “Notre choix s’est porté sur la plateforme PowerApps, qui nous a permis de développer, dans des délais courts et pour un coût maîtrisé, une solution adaptée à nos besoins opérationnels”, indique William.

Des processus standardisés et fiabilisés

L’application conçue et déployée à l’initiative du service SMP s’appelle Neo. Elle fonctionne selon le principe du ticketing. “Toute demande de régularisation s’accompagne de la création d’un “ticket” qui sert à coordonner, piloter et suivre les différentes interventions, depuis l’établissement de la fiche d’enquête jusqu’à la résolution du problème, résume William. Là où, auparavant, l’improvisation dominait, nous avons maintenant un schéma opérationnel très précis qui aide chacun à intervenir au bon moment et en disposant des bonnes informations.”

Résultats : des temps de traitement revus à la baisse (grâce, notamment, à un accès plus rapide aux données concernant les différentes commandes), des échanges inter-services moins chronophages et la possibilité de suivre en temps réel les indicateurs de performance à l’échelle d’une station ou d’une zone géographique donnée.  

Un déploiement plébiscité par les utilisateurs

Mis en production le 7 janvier, Neo n’a pas tardé à convaincre les 75 utilisateurs au sein du Réseau, des CROL et des entités SMP. La facilité d’utilisation, l’ergonomie de l’environnement de travail, la compatibilité de la solution avec les smartphones, la qualité de la restitution des parcours de livraison font partie des caractéristiques les plus appréciées.

Le succès est tel qu’une nouvelle version de l’application est en cours d’élaboration pour les activités opérationnelles de la filiale AS24, qui assure la distribution de carburant auprès des professionnels du transport.

À noter également : la diminution du nombre d’emails échangés dans le cadre de la gestion des demandes de régularisation. “Par rapport aux premiers mois des années précédentes, la volumétrie est quatre fois moins importante, remarque William. Quand on sait qu’un simple email sans pièce jointe émet environ 10 grammes de CO₂ dans l’atmosphère, soit l’équivalent du bilan carbone d’un sac plastique, on comprend que l’intérêt de Neo est aussi environnemental !”