Chez SLF, aucun mystère ne plane… Avec Vol Planner fini les approximations : place aux données fiables et précises !

Déployé en octobre 2025, ce nouvel outil centralise et compare les données relatives aux quantités de carburant commandées, chargées dans nos dépôts et livrées en stations-service. Résultats : les écarts de volume entre la commande et la livraison sont immédiatement détectés, ce qui permet d’anticiper les réclamations clients et d’ajuster la facturation en toute transparence.

David BOTTEAU, Superviseur Transports Route, et Romain CAMI, BA Dépôt et Logistique, nous en disent davantage sur Vol Planner, véritable levier d’efficacité pour assurer la cohérence de nos volumes logistiques.

Prêts à prendre de la hauteur ? Décollez avec nous !

David, Romain, quels sont les objectifs de Vol Planner et quels bénéfices apporte cet outil par rapport aux pratiques précédentes ?

Romain CAMI : Vol Planner a pour objectif d’identifier les anomalies de livraison de carburant afin d’ajuster rapidement la facturation de nos clients.
Mais avant d’aller plus loin, il me semble important de préciser ce que nous entendons par “anomalies” et d’expliquer leur origine. Chaque jour, près de 1 500 livraisons de carburant sont effectuées par nos camions en stations, et environ 10 % présentent des écarts : la quantité commandée, celle chargée dans le camion et celle effectivement livrée ne coïncident pas toujours. Plusieurs facteurs peuvent expliquer ces écarts. Par exemple, lorsqu’un camion se présente au dépôt pour se charger en carburant, il peut être amené à réduire la quantité initialement prévue si le volume ne peut pas entièrement rentrer dans la citerne. De même, une fois en station, le chauffeur‑livreur peut devoir limiter la livraison si les cuves sont déjà proches de leur capacité maximale. Le surplus de produit est alors redirigé vers une autre station, ce qui nécessite de réajuster la facturation pour attribuer les volumes livrés au bon client.

David BOTTEAU : Vol Planner permet désormais de détecter de manière fiable et réactive ces écarts entre les quantités commandées, chargées et livrées. L’outil représente un gain de temps et d’efficacité considérable : il remplace une multitude de fichiers Excel et réalise à lui seul le travail de six logiciels différents. Toutes les données liées aux commandes, aux chargements de carburant et aux livraisons en stations sont désormais centralisées dans un même environnement et consolidées dès le lendemain de la livraison. Grâce à ces délais raccourcis, nous pouvons identifier les écarts plus tôt et envoyer immédiatement les instructions de correction. Le client est ainsi facturé au plus près de la quantité réellement reçue. Depuis la mise en place de ce logiciel, qui couvre l’ensemble du processus de bout en bout, la communication entre les différents métiers s’est nettement améliorée. Nous ne nous perdons plus dans des tickets ou des échanges interminables de mails pour corriger des anomalies : tout est plus simple et plus efficace.

Un coup d’œil à la plateforme Vol Planner ? C’est par ici !

Justement, de A à Z, pouvez-vous nous décrire le parcours d’une anomalie détectée, depuis la pré‑saisie jusqu’à la correction sur la facturation ?

D. B : Tout commence lorsqu’une livraison ne se déroule pas comme prévu… Si le chauffeur-livreur constate qu’il ne peut pas déposer la quantité initialement commandée, il en informe son employeur dans la journée. Ce dernier transmet ensuite l’information au Gestionnaire Transport Route (GTR) de TotalEnergies, l’interlocuteur du CROL* chargé de planifier les tournées de camions. À ce stade, le GTR procède à la pré-saisie de l’écart de livraison dans Vol Planner.
Le lendemain, il rouvre l’outil pour analyser les données consolidées de la veille et vérifier leur cohérence avec les informations pré‑saisies le jour de la livraison. Cette étape permet de confirmer l’anomalie et, si nécessaire, d’engager les corrections de facturation.

R. C : Si un écart de volume est confirmé, le GTR transmet une demande d’ajustement de facturation au service Stock Mouvement Produits (SMP). Celui‑ci effectue alors les corrections dans SAP afin d’ajuster la facture du client, en fonction des quantités réellement livrées. Depuis le début d’année, nous travaillons également à intégrer dans l’outil la gestion des réclamations client. Bientôt, les collaborateurs TotalEnergies en charge des clients AS24, de GCMI** et du Réseau, pourront créer directement leurs tickets de réclamation dans Vol Planner, qui seront réceptionnés par le CROL, qui les instruira au service SMP.

Comment s’est déroulé le déploiement la solution ?

R. C : Depuis plusieurs années, TMF avait constaté que la gestion des réclamations et la comptabilité client liées au bilan matière n’étaient pas suffisamment efficaces. Il devenait indispensable de faire évoluer nos outils. Nous avons donc commencé par réunir plusieurs services lors d’ateliers collaboratifs afin de formaliser les besoins, avant de rédiger un cahier des charges pour cadrer la future solution. Nous avons ensuite choisi de nous appuyer sur Track & Trace, un outil interne déjà déployé chez TotalEnergies et développé par la Digital Supply Chain du M&S. L’utilisation de cette solution offrait également l’opportunité de lancer un projet pilote en France pour concevoir un module qui manquait encore à l’outil : le bilan matière. Cette approche nous a permis d’avancer plus rapidement et de développer une solution parfaitement adaptée à nos processus.

D. B : Vient ensuite le déploiement. Après plusieurs phases de tests menées avec les métiers pour affiner la solution, nous avons lancé, le 14 octobre dernier, ce que nous appelons un Minimum Viable Product (MVP) : une version initiale qui sera progressivement enrichie en fonction des retours utilisateurs.
La partie dédiée aux réclamations client est en cours d’intégration et devrait être mise en production d’ici mars prochain. L’objectif, à terme, est que cette solution pilote déployée en France puisse être dupliquée dans l’ensemble des filiales de la Compagnie à l’échelle mondiale.

Et aujourd’hui, quels sont les retours des équipes sur l’utilisation de Vol Planner ?

D. B : Un signe ne trompe pas : à peine deux jours après le lancement de Vol Planner, les quelques 150 utilisateurs avaient déjà abandonné les anciens outils pour n’utiliser que la nouvelle solution. L’adoption a été très rapide et la formation à la prise en main s’est déroulée sans difficulté.

R. C : Même si nous recevons encore de nombreuses demandes d’évolution pour enrichir l’outil, les retours sont largement positifs. Les équipes apprécient particulièrement le gain de fluidité et d’efficacité apporté par l’optimisation et la centralisation des processus. Merci à tous pour votre engagement !

* Le Centre Régional d’Organisation des Livraisons (CROL) est l’entité de la direction SLF chargée de planifier les livraisons de carburant et de gérer les stocks en stations.

** Grands Comptes et Marchés Industriels (GCMI) désigne ici les clients de la grande distribution qui s’approvisionnent en carburants pour alimenter leurs stations‑service.